Contoh Surat Undangan Resmi – Apakah Anda sedang mencari contoh undangan formal? Anda telah datang ke tempat yang tepat! Dokumen ini berfungsi sebagai undangan resmi jika Anda ingin menyelenggarakan acara resmi yang penting.
Oleh karena itu, pada artikel kali ini kami akan memberikan contoh undangan resmi untuk berbagai keperluan. Juga, Anda akan belajar tentang struktur atau komponen surat itu.
Undangan adalah surat yang mengundang seseorang atau kelompok untuk menghadiri suatu acara.
Ada dua jenis surat, surat resmi dan surat tidak resmi. Perbedaan keduanya terletak pada struktur dan fungsinya.
Nah, khusus untuk undangan formal, dengan persyaratan formal. Surat ini biasanya mengundang individu atau lembaga untuk membahas hal-hal penting, baik berupa rapat, seminar, dll.
Sifat penulisan yang sistematis juga berbeda dengan ajakan informal pada umumnya. Sementara struktur dan contohnya bisa Anda lihat pada uraian di bawah ini.
Apa Itu Surat Undangan Resmi?
Seperti namanya, undangan resmi adalah surat yang mengundang seseorang atau lembaga untuk urusan formal. Misalnya konferensi, seminar, dan lain-lain.
Oleh karena itu, Anda harus membuat surat mengikuti komponen atau struktur yang baik yang akan kami jelaskan di bagian selanjutnya.
Komponen atau Struktur Surat Undangan Resmi
Saat menulis surat, beberapa hal harus diperhatikan mengenai struktur surat.
Berikut adalah beberapa bagian penting dari undangan resmi yang baik dan benar.
1. Kop Surat
Kop surat atau kop surat adalah bagian wajib dari setiap surat formal. Kop surat ini digunakan untuk menunjukkan asal institusi pengirim surat, karena setiap instansi memiliki identitas masing-masing pada kop suratnya.
Biasanya, kop surat berisi nama lengkap, logo, alamat, dan nomor telepon institusi.
2. Nomor dan Tanggal Surat
Nomor surat dan tanggal memudahkan pengumpulan data. Tidak hanya itu, Anda juga bisa memberitahu penerima saat Anda menulis surat.
3. Nama Penerima Surat
Nama dapat memperjelas isi surat, memberitahu Anda bahwa hanya nama itu yang tertulis di surat itu, dan orang lain tidak berhak membacanya tanpa izin.
Selain itu, menuliskan nama Anda akan memberi kesan bahwa Anda sedang berbicara secara tidak langsung.
4. Isi Surat
Isi surat tersebut menyatakan maksud dan tujuan Anda, seperti mengundang Anda ke suatu acara, dll. Oleh karena itu, yang terbaik adalah menulis dengan jelas dan tidak bertele-tele.
5. Informasi Acara
Pastikan juga Anda menuliskan detail informasi acara, seperti di mana dan kapan acara tersebut akan berlangsung.
Anda juga bisa menambahkan durasi acara agar penerima surat mendapatkan gambaran yang lebih jelas. Alternatifnya, jika acara Anda diadakan secara online, pastikan Anda juga menyertakan tautannya.
6. Agenda Acara
Anda harus merencanakan acara formal dengan baik sebelum mengirimkan undangan. Maka dari itu, Anda juga harus melampirkan agenda acara nantinya. Jangan lupa perkirakan durasi setiap agenda ya.
7. Tanda Tangan dan Stempel Pengirim
Sebagai bukti bahwa surat tersebut dari agensi, Anda harus menandatanganinya. Lebih bagusnya lagi, Anda juga bisa menambahkan prangko di atasnya.
Oh iya, pastikan yang tanda tangan dan stempel benar-benar orang yang berwenang. Jika undangan Anda didistribusikan secara online, coba gunakan layanan tanda tangan elektronik bersertifikat seperti Mekar Design.
8. Bahasa Surat
Terakhir, berhati-hatilah dengan pilihan kata dan tata bahasa Anda dalam surat ini. Pastikan Anda menulisnya dengan sopan dan to the point. Coba deh, tujuan surat itu harus to the point dan jelas. Perhatikan juga tanda baca agar surat mudah dibaca.
Contoh Surat Undangan Resmi yang Baik dan Benar untuk Berbagai Tujuan
Agar bisa menulis surat sesuai kaidah penulisan bahasa Indonesia, berikut beberapa contoh surat yang bisa Anda jadikan inspirasi.
1. Contoh Surat Undangan Resmi Rapat Perusahaan
Biasanya surat jenis ini dikirimkan oleh sebuah perusahaan untuk tujuan tertentu. Ini contohnya:
2. Contoh Undangan Resmi Rapat Perusahaan 2
Berikutnya merupakan contoh surat undangan resmi rapat perusahaan yang dapat anda jadikan sebagai referensi, adapun contohnya sebagai berikut ini:
3. Contoh Surat Undangan Resmi Karang Taruna
Berikutnya merupakan contoh surat undangan resmi karang taruna yang dapat anda jadikan sebagai referensi, adapun contohnya sebagai berikut ini:
4. Contoh Undangan Resmi Karang Taruna 2
Berikutnya merupakan contoh surat undangan resmi karang taruna 2 yang dapat anda jadikan sebagai referensi, adapun contohnya sebagai berikut ini:
5. Contoh Surat Undangan Resmi Rapat OSIS
Surat ini digunakan oleh siswa untuk mengundang beberapa tamu istimewa atau berbagai acara seperti persahabatan antar sekolah dan lain-lain.
6. Contoh Surat Undangan Resmi Rapat OSIS 2
Jika anda sedang mencari contoh surat undangan resmi untuk rapat osis, maka berikut dapat anda jadikan sebagai referensi, adapun contohnya sebagai berikut ini:
7. Contoh Undangan Resmi Sekolah
Biasanya sekolah menggunakannya untuk mengundang wali murid atau untuk mengundang perkumpulan tertentu yang berhubungan dengan sekolah.
8. Contoh Undangan Resmi Organisasi Kampus
Surat semacam itu biasanya dari himpunan mahasiswa yang ada kegiatan di luar kampus pada acara-acara tertentu, bisa juga janjian mahasiswa, dll.
9. Contoh Undangan Resmi Rapat
Jika anda sedang mencari contoh surat undangan resmi untuk berbagai tujuan, maka berikut dapat anda jadikan sebagai referensi, adapun contohnya sebagai berikut ini:
10. Contoh Surat Undangan Resmi Bahasa Inggris
Apabila anda saat ini sedang mencari contoh surat undangan resmi untuk bahasa inggris, maka berikut dapat anda jadikan sebagai referensi, adapun contohnya sebagai berikut ini:
11. Contoh Surat Undangan Resmi Kampus
Jika anda sedang mencari contoh surat undangan resmi untuk rapat kampus, maka berikut dapat anda jadikan sebagai referensi, adapun contohnya sebagai berikut ini:
12. Contoh Surat Undangan Resmi Kementrian
Jika anda sedang mencari contoh surat undangan resmi untuk rapat kementrian dalam negeri, maka berikut dapat anda jadikan sebagai referensi, adapun contohnya sebagai berikut ini:
13. Contoh Surat Undangan Resmi RT/RW
Jika anda sedang mencari contoh surat undangan resmi untuk rapat RT/RW, maka berikut dapat anda jadikan sebagai referensi, adapun contohnya sebagai berikut ini:
14. Contoh Surat Undangan Desa
Surat ini dikirimkan oleh desa sebagai tanggapan atas berbagai kebutuhan yang ada di masyarakat desa.
Jenis-Jenis Surat yang Wajib diketahui
Secara umum, surat terbagi menjadi dua jenis, satu surat yang ditinjau dari segi bentuk, isi dan bahasa (surat pribadi, surat dinas dan surat bisnis), dan yang lainnya adalah surat yang ditinjau dari segi tujuan (surat pribadi, surat resmi) surat dan surat resmi).
Dalam hal pengajuan permohonan pengunduran diri disebut juga surat pengunduran diri.
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat itu bisa berupa korespondensi antara teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi antara lain:
- Tidak menggunakan kop surat.
- Tidak ada nomor surat.
- Salam pembuka dan penutup bervariasi.
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan penulis.
- Format surat bebas.
2. Surat Resmi
Surat dinas adalah surat yang digunakan untuk keperluan dinas, antara lain oleh perorangan, lembaga, dan organisasi. Contoh surat ini adalah undangan, surat edaran, dan pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi antara lain:
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan oleh organisasi.
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal.
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.
- Penggunaan ragam bahasa resmi.
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.
- Ada aturan format baku.
3. Surat Niaga
Surat bisnis digunakan oleh organisasi yang terlibat dalam kegiatan komersial, seperti industri dan jasa. Surat ini sangat berguna untuk membangun hubungan dengan pihak luar, jadi pastikan untuk mempersiapkannya dengan baik.
Kertas komersial termasuk penjualan, kwitansi, dan surat transaksi; selanjutnya dapat dibagi menjadi surat bisnis internal dan surat bisnis eksternal. Contoh surat bisnis adalah surat penawaran dan surat penagihan.
4. Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk keperluan pekerjaan resmi, seperti dinas badan dan tugas jabatan. Surat ini penting dalam administrasi suatu lembaga.
Fungsi surat dinas adalah dokumen sebagai alat bukti tertulis, pengingat dan arsip yang berkaitan dengan fungsinya, bukti sejarah perkembangan kelembagaan, dan petunjuk kerja berupa surat keputusan dan instruksi. Fitur dari dokumen resmi meliputi:
- Gunakan kop surat dan instansi atau lembaga terkait.
- Gunakan nomor surat, lampiran dan subjek.
- Gunakan salam pembuka dan penutup standar.
- Gunakan bahasa standar atau varian resmi.
- Gunakan stempel atau stempel pembuat surat.
- Ada format huruf tertentu.
5. Surat Undangan
Undangan adalah surat yang mengundang seseorang atau kelompok untuk menghadiri suatu acara.
Ada dua jenis surat, surat resmi dan surat tidak resmi. Perbedaan antara keduanya terletak pada struktur dan fungsinya yang berbeda.
Nah, khusus untuk undangan formal, dengan persyaratan formal. Surat ini biasanya mengundang individu atau lembaga untuk membahas hal-hal penting, bisa berupa rapat, seminar, dll.
Sifat penulisan yang sistematis juga berbeda dengan ajakan informal pada umumnya.
Isi surat undangan resmi meliputi waktu pertemuan, tempat, tujuan undangan, materi pelajaran, informasi acara, dll. Jika ada beberapa hal yang harus disiapkan, cantumkan satu per satu di isi surat.
Contoh undangan adalah undangan rapat, kutipan pekerjaan, kutipan polisi, dll.
Perbedaan Surat Pribadi, Dinas, dan Undangan Resmi
Surat resmi ditulis dalam bahasa resmi menggunakan kosakata standar dengan tata bahasa dan ejaan yang benar.
Sementara itu, surat impersonal biasanya merupakan surat pribadi dan informal yang ditulis oleh satu orang kepada orang lain.
Berikut merupakan perbedaan surat pribadi yang perlu anda ketahui, adapun perbedaan surat pribadi, dinas, dan undangan resmi, adalah sebagai berikut ini:
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Tidak jarang penulis menyebut diri mereka sebagai “saya” saat menulis surat pribadi. Karena sifatnya yang ramah dan santai, surat pribadi sering kali menggunakan bahasa yang santai atau informal.
Mengutip buku karya Ismail Kusmayadi berjudul Be Smart Bahasa Indonesia (2008), surat pribadi banyak bergantung pada tujuan surat dikirim.
Namun, surat pribadi dapat dibagi menjadi dua jenis dari segi isinya, satu surat pribadi pribadi, dan yang lainnya adalah surat pribadi resmi.
Surat intim adalah surat yang dikirim ke teman, keluarga, kenalan, dll. Sedangkan surat pribadi resmi adalah surat yang dikirimkan kepada pejabat suatu lembaga atau organisasi, seperti surat pengantar.
Buku “Buku Teks dan Karya Ilmiah Bahasa Indonesia” edisi Sarmadan dan Lalu (2015) juga menyebutkan bahwa surat pribadi adalah bentuk surat yang ditulis oleh perorangan yang tidak ada hubungannya dengan kedinasan. Umumnya, surat pribadi bersifat informal dan berisi hal-hal pribadi.
2. Surat Dinas
Menurut Soedjito dan Solchan, surat dinas, atau surat yang dikirim oleh suatu kantor pemerintah atau swasta ke kantor pemerintah atau swasta, atau sebaliknya.
Surat harus dalam bahasa baku, yaitu bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dalam hal ejaan, pilihan kata, dan kalimat.
Surat dinas atau biasa disebut juga dengan surat dinas adalah surat yang dikirim untuk keperluan dinas atau administrasi pemerintahan. Surat ini biasanya mencakup urusan resmi atau pemerintahan.
Surat ini hanya diproduksi oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada pihak-pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut, seperti undangan rapat dan surat pemberitahuan.
Menurut website Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, surat merupakan alat komunikasi tertulis yang bersifat legal dan formal.
Surat ini menjadi bukti resmi yang berkekuatan hukum. Selain itu, korespondensi resmi di dalam lembaga dapat menjadi bukti sejarah yang mengingatkan kegiatan lembaga tersebut.
Menurut peraturan, surat dinas harus ditulis sesuai dengan peraturan baku. Pembuatan surat juga harus menggunakan teknik penyusunan yang baik seperti kop surat, nomor lampiran dan perihal, tanggal surat, alamat surat, dan memperhatikan bentuk penulisan surat.
Selain itu, isi surat juga harus singkat dan jelas.
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas juga formal atau baku, sesuai kaidah penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Dokumen resmi harus ditulis secara efektif.
Artinya, bahasa yang melakukan apa yang diinginkannya. Bahasa yang efektif harus memiliki unsur-unsur sederhana, masuk akal, ringkas, jelas, santun, menarik dan lain-lain.
Mengutip dari buku berjudul Panduan Praktis Menulis Surat Dinas karya Muhammad Hamzah dan Andi Neneng (2017), surat dinas didefinisikan sebagai jenis karangan atau karangan yang dirancang untuk menyampaikan maksud yang ingin disampaikan.
Surat menyurat merupakan kegiatan yang sangat penting yang menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi. Selain itu, surat dinas juga memiliki beberapa fungsi seperti alat bukti otentik, pengingat, bukti sejarah, petunjuk kerja, duta atau rekan penulis.
Berbeda halnya dengan surat dinas, sebagaimana dikutip dari buku Agus Trianto (2007) berjudul “Pembahasan Kemampuan Berbahasa Indonesia Mutlak Dapat Dilakukan”, surat pribadi adalah surat pribadi yang ditulis kepada orang lain, bukan sebagai Perwakilan atau Utusan Resmi.
Pada umumnya surat pribadi berisi ajakan, permintaan dan penjelasan, penerimaan dan penolakan, atau ungkapan perasaan yang ingin disampaikan kepada orang lain.
Perbedaan antara surat undangan resmi dan surat pribadi adalah gelar pengirim, individu atau lembaga. Selain itu, dalam penulisan surat dinas formal hendaknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, dan bahasanya harus jelas, singkat, dan padat, serta tidak terlalu memperhatikan kaidah bahasa dalam penulisan surat pribadi.
3. Surat Undangan Resmi
Seperti namanya, undangan resmi adalah surat undangan kepada seseorang atau suatu lembaga untuk suatu acara formal, seperti konferensi, seminar, dll. Oleh karena itu, Anda harus membuat surat mengikuti komponen atau struktur berikut.
- Kop Surat
- Nomor dan Tanggal Surat
- Nama Penerima Surat
- Isi Surat
- Informasi Acara
- Agenda Acara
- Tanda Tangan dan Stempel Pengirim
- Bahasa Surat
Akhir Kata
Itulah beberapa contoh surat undangan resmi yang bisa dijadikan sebagai contoh atau pedoman penulisan surat resmi kepada pihak lain.
Catatan perlu memperhatikan setidaknya tujuh poin di atas. Pada dasarnya, ada berbagai jenis undangan.
Artikel Terkait
Jasa Undangan Digital Terbaik
Jasa Percetakan Undangan Terbaik
Contoh Undangan Ulang Tahun Terbaik
Contoh Surat Undangan Rapat
Namun pada pembahasan kali ini kami akan memberikan contoh undangan yang sering digunakan oleh masyarakat mulai dari sekolah hingga perusahaan, desa, dan mahasiswa.
Selain mendapatkan undangan dengan baik dan benar, Anda juga harus mengatur keuangan dengan baik dan benar.