Contoh Surat Undangan Rapat – Sudahkah Anda menerima undangan untuk rapat? Pasti ada? Contoh undangan rapat apa yang telah Anda terima? dari sekolah?
Dari Karang Taruna? Dari kantor desa? Sebuah papan dari kantor kerja Anda?
Undangan rapat biasanya datang dalam bentuk surat tercetak yang menguraikan unsur-unsur tertentu.
Namun, seiring berjalannya waktu, notifikasi tentang acara rapat dan pengirimannya dikirim melalui email, pesan WhatsApp atau aplikasi yang menggunakan teknologi digital.
Meski begitu, surat undangan rapat sebaiknya ditulis dengan baik dan diformat dengan benar, untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
Pasalnya, surat tersebut juga sebagai bentuk penghormatan terhadap para pihak yang akan hadir dalam pertemuan tersebut.
Anda juga harus mengirimkan undangan rapat beberapa hari sebelum rapat.
Oleh karena itu, jika ada laporan atau topik yang akan dibahas, para peserta dapat mempersiapkannya terlebih dahulu, seperti laporan promosi produk terbaru atau laporan penjualan perusahaan.
Dari mana pun undangan rapat berasal, Anda mungkin tertarik untuk mempelajari lebih lanjut. Bagaimana cara membuat surat undangan rapat yang benar? Kapan undangan harus dikirimkan?
Kali ini bizbox.id akan menunjukkan cara membuat undangan rapat dengan beberapa contoh, berikut pembahasannya.
Apa itu Surat Undangan Rapat?
Pengertian surat undangan rapat adalah dokumen yang secara resmi mengundang atau mengundang suatu unit atau individu untuk menghadiri rapat di tempat dan waktu yang telah dijadwalkan.
Rapat adalah kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk mencari keputusan melalui musyawarah.
Biasanya dalam rapat, pihak-pihak yang terlibat akan membahas satu atau beberapa cara untuk menyelesaikan masalah.
Oleh karena itu, fungsi surat undangan rapat adalah untuk mengundang semua pihak dalam rapat.
Surat undangan rapat yang baik dan benar dapat mewakili penerima dengan baik.
Apa isi surat undangan tersebut? Paling tidak ada pokok bahasan atau tema rapat, waktu dan tempat rapat, serta beberapa informasi lain yang mendukung surat tersebut.
Isi surat pemanggilan berisi informasi yang lengkap, sehingga para hadirin paham dengan jelas dan bisa lebih siap.
Undangan rapat dapat berupa undangan formal maupun informal. Surat undangan resmi adalah surat undangan yang dikeluarkan oleh suatu instansi dan dibubuhi stempel pada surat tersebut.
Hal ini karena undangan resmi adalah surat yang meminta undangan untuk datang ke suatu acara.
Format Surat Undangan Rapat
Ada format khusus untuk menulis surat undangan rapat, dan tidak bisa ditulis sembarangan.
Dijelaskan dalam buku Raih Sukses UN dan SPMB Bahasa Indonesia karya Nani Darmayanti, berikut format undangan konferensi yang umum digunakan:
1. Kop Surat
Kop surat atau kop surat adalah bagian wajib dari setiap surat resmi. Kop surat ini digunakan untuk menunjukkan asal instansi pengirim surat.
Karena setiap instansi memiliki ciri-ciri tertentu pada kop suratnya. Biasanya, kop surat berisi nama lengkap, logo, alamat, dan nomor telepon institusi.
2. Nomor dan Tanggal Surat
Nomor surat dan tanggal membantu pengarsipan. Tidak hanya itu, kedua poin ini juga bisa memberitahu penerima saat Anda menulis surat.
3. Nama Penerima Surat
Nama dapat memperjelas isi surat tersebut, memberitahukan bahwa surat tersebut hanya ditulis atas nama tersebut, dan orang lain tidak berhak membacanya tanpa izin.
Selain itu, menuliskan nama Anda juga akan memberikan kesan bahwa Anda sedang berbicara secara tidak langsung.
4. Isi Surat
Isi surat tersebut menjelaskan maksud dan tujuan Anda, seperti undangan untuk menghadiri rapat terbatas atau rapat pleno lainnya. Anda harus menulis dengan jelas dan tidak bertele-tele.
5. Informasi Acara
Jangan lupa untuk memastikan bahwa Anda telah menuliskan detail informasi acara seperti di mana dan kapan acara tersebut akan berlangsung.
Anda juga bisa menambahkan durasi acara agar penerima surat mendapatkan gambaran yang lebih jelas. Karena jadwal orang pasti berbeda-beda, maka perlu disesuaikan dengan kebutuhan lainnya.
Alternatifnya, jika agenda rapat akan diadakan secara online, harap pastikan Anda menyertakan tautannya juga.
6. Agenda Acara
Anda harus memiliki agenda rapat formal dan penting jauh sebelum Anda mendistribusikan undangan rapat.
Oleh karena itu, Anda juga harus menyertakan agenda rapat dengan surat Anda. Jangan lupa perkirakan durasi setiap agenda ya.
7. Kalimat Penutup dan RSVP
Terakhir, sertakan kalimat penutup, dan bila perlu, Anda juga bisa menyertakan cara konfirmasi RSVP penerima surat.
Sertakan juga nama dan tanda tangan pengirim yang jelas di akhir surat.
8. Tanda Tangan dan Stempel Pengirim
Sebagai bukti bahwa surat tersebut dari agensi, Anda harus menandatanganinya. Jangan lupa, Anda juga menambahkan stempel basah ke dalamnya.
Oh ya, pastikan yang menandatangani dan menstempel benar-benar orang yang berwenang dari organisasi atau perusahaan Anda.
9. Bahasa Surat
Terakhir, perhatikan pemilihan kata dan tata bahasa Anda dalam undangan rapat ini. Pastikan Anda menulis dengan sopan dan tidak berbelit-belit.
Coba deh, tujuan surat itu harus to the point dan jelas. Perhatikan juga tanda baca agar nyaman dibaca penerima.
Contoh Surat Undangan Rapat
Seperti yang telah kami jelaskan di atas, setiap instansi atau perusahaan pasti memiliki struktur surat menyurat yang berbeda-beda.
Untuk memudahkan Anda membuat undangan rapat, kami telah merangkum beberapa contoh di sini.
Mulai dari contoh undangan rapat organisasi, rapat kantor, sekolah, pemerintahan dan kementerian.
1. Contoh Surat Undangan Rapat Pemerintah
Yang pertama adalah template resmi undangan rapat resmi dari kementerian, yang bisa Anda lihat di bawah ini.
2. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Rapat yang membutuhkan kehadiran semua kepala departemen memerlukan undangan rapat formal dan harus segera dikirimkan.
Apalagi jika terjadi masalah turunnya omzet perusahaan, maka rapat penting perlu segera diadakan, seperti yang diuraikan dalam surat undangan rapat perusahaan di bawah ini.
3. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
Setiap sekolah harus mengadakan pertemuan setiap saat, baik untuk kalangan dalam seperti rapat guru dan kepala sekolah, maupun dengan pejabat sekolah dengan orang tua atau wali.
Berikut contoh undangan rapat online di bawah ini adalah salah satunya.
4. Contoh Surat Undangan Rapat Kantor
Di bawah ini adalah dua contoh undangan rapat kantor yang dikirimkan ke pihak internal dan eksternal, adapun contoh suratnya adalah sebagai berikut ini:
#1. Contoh Surat Undangan Rapat Internal
Berikut merupakan contoh surat undangan rapat internal yang bisa anda jadikan referensi dalam membuat surat undangan rapat internal, adapun contohnya sebagai berikut ini:
PT Brama Jaya Abadi Jalan Kayu Jati No. 99, Bintaro Tengah, Tangerang Utara Telp/Fax: 021-987654 Email : [email protected] Tangerang Barat, 18 Mei 2022 Nomor : 0185/SURI/MB/IV/2022 Lampiran : – Hal : Undangan Rapat Internal Yth. Divisi Marketing and Communication Dengan hormat, Sehubungan dengan Evaluasi Jabatan Tahunan Perusahaan PT Brama Jaya Abadi, kami mengundang Bapak/Ibu/Sdr/i dalam rapat yang akan diselenggarakan pada waktu sebagai berikut: Hari/Tanggal : Senin, 23 Mei 2022 Waktu : 13.00 WIB – Selesai Tempat : Auditorium A Lt. 7 PT Brama Jaya Abadi Oleh karena itu undangan ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya pertemuan ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Anda. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat kami Mengetahui (tanda tangan/stempel) (tanda tangan/stempel) HR PT Brama Jaya Abadi CEO PT Brama Jaya Abadi
#2. Contoh Surat Undangan untuk Rapat Eksternal
Berikutnya merupakan contoh surat undangan rapat eksternal yang bisa anda jadikan sebagai referensi dalam membuat suatu surat undangan rapat eksternal, adapun contohnya sebagai berikut ini:
PT Brama Jaya Abadi Jalan Kayu Rotan No. 99, Bintaro Tengah, Tangerang Utara Telp/Fax: 021-987654 Email: [email protected] Tangerang Barat, 18 Mei 2023 Nomor: 0129/URPS/MB/IV/2023 Lampiran: – Hal: Undangan Rapat Pemegang Saham Yth. Ibu Vina Colada, M.M., Ph.D CEO PT Piscok Jewelry di Jakarta Dengan hormat, Sehubungan dengan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPST) PT Brama Jaya Abadi, kami mengundang Bapak/Ibu hadir dalam rapat yang akan diselenggarakan pada waktu-waktu sebagai berikut: Hari/Tanggal : Jumat, 27 Mei 2022 Waktu : 14.00 WIB – 16.00 WIB Tempat : Ballroom The Ritz-Carlton Jakarta, Pacific Place, SCBD, Jakarta Selatan Demikian surat ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya pertemuan ini, kami sangat berharap Anda akan hadir. Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, CEO PT Brama Jaya Abadi
#3. Contoh Surat Undangan Rapat Rukun Tetangga
Di lingkungan terkecil sekalipun, sebagai warga tentu sesekali akan menerima undangan untuk bertemu, bukan? Di bawah ini adalah contoh surat undangan untuk pertemuan asosiasi komunitas.
Bandar Lampung, 20 Januari 2023
No. Surat : 002/RT 02/I/2023
Hal : Undangan Rapat Kerja Bakti
Yth.
Bapak/Ibu Warga RT. 02
Salam hormat,
Sehubungan dengan hal ini, akan diadakan pengabdian masyarakat secara berkala di lingkungan RT.
Pada tanggal 02, kami selaku pengurus RT bermaksud mengundang Bapak dan Ibu dalam pertemuan terkait hal tersebut. Pertemuan tersebut akan:
Hari/Tanggal : Sabtu, 25 Januari 2023
Waktu : 19.30 WIB
Tempat : Rumah Ketua RT. 02
Agenda Rapat : 1. Jadwal Kerja Bakti
2. Pembentukan Struktur Pengurus Kerja Bakti
3. Susunan Acara Kerja Bakti
Sebagai pengurus RT, kami sangat mengharapkan partisipasi Anda dalam pertemuan ini. Jadi kami memperluas undangan itu. Bapak dan Ibu sekalian, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua RT. 02 Sekretaris
Ahmad Baehaki Airin Halimah
5. Contoh Surat Undangan Rapat Komunitas
Komunitas juga mengadakan pertemuan rutin dan menyesuaikan agenda sesuai dengan kebutuhannya. Di bawah ini adalah contoh undangan pertemuan komunitas.
6. Contoh Surat Undangan Rapat Resmi OSIS
Organisasi di sekolah menengah dan atas mewajibkan pengurusnya untuk menghadiri pertemuan pada waktu-waktu tertentu.
Untuk itu, Ketua OSIS mengeluarkan surat undangan kepada anggota dan pengurus. Di bawah ini adalah contoh surat undangan rapat organisasi sekolah.
7. Contoh Surat Undangan Rapat Musyawarah
Jika ada yang perlu dibicarakan, undangan rapat musyawarah biasanya dikirimkan kepada beberapa orang atau pihak yang terlibat. Di bawah ini adalah contohnya.
Sukaresmi, 5 September 2023 Nomor : 02/DKM/UH/I/2021 Lampiran : - Perihal : UNDANGAN MUSYAWARAH Kepada Yth. Bpk. Chairil Anwar Assalamu’alaikum Wr. Wb. Salam dan doa kami, semoga aktivitas kita sehari-hari selalu dalam keridhaan dan lindungan Allah SWT. Amin. Sehubungan dengan hal-hal yang akan dibahas dalam proyek DKM mendatang, kami mengundang Anda untuk berpartisipasi dalam: Hari : Kamis Tanggal : 6 September 2023 Pukul : 20.00 WIB s.d selesai Tempat : Masjid Jami Al Barokah Sukaresmi Kami berharap Anda tepat waktu. Terima kasih banyak atas perhatian dan kehadirannya. Wassalamu'alaikum Wr. Wb. Ketua DKM, Opa Mustopa
8. Contoh Surat Undangan Rapat RT
Pertemuan RT/RW merupakan acara rutin warga jalanan setempat. Sebelum pertemuan, ketua kelompok harus membuat dan mendistribusikan surat undangan ketua kelompok/pemimpin kelompok agar warga dapat memahami informasi pertemuan.
Berikut adalah contoh surat undangan rapat RT/RW yang dapat anda jadikan sebagai contoh dalam membuat suatu surat undangan:
9. Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi
Berikut merupakan contoh surat undangan untuk rapat organisasi, yang dapat anda jadikan sebagai referensi.
Adapun contoh surat undangan rapat organisasi adalah sebagai berikut ini:
Jika Anda ingin mengadakan rapat formal dengan jumlah orang yang banyak, Anda harus membuat surat undangan rapat terlebih dahulu agar peserta dapat memahami dengan jelas informasi rapat tersebut.
10. Contoh Surat Undangan Rapat Word
Sekretaris bertanggung jawab menyiapkan undangan rapat RT dan RW dan undangan tidak bisa sembarangan karena bersifat resmi.
Membuat undangan rapat warga saat ini sangat mudah karena Anda bisa menemukan banyak contoh undangan rapat RT sederhana di internet.
Ambil contoh surat undangan rapat RT RW, bisa kita gunakan sebagai referensi. Bahkan jika kita menginginkan sesuatu yang lebih instan.
Kita dapat mengunduh kata undangan rapat dan mengeditnya lagi menggunakan contoh undangan rapat word aRT.
Jika Anda mencari contoh undangan rapat RT sederhana maka Anda dapat mengunduh undangan rapat RT kata di artikel ini.
Dengan menggunakan file undangan rapat doc RT, Anda tidak perlu membuat format undangan rapat kata dari awal, yang bisa menghabiskan banyak waktu. Berikut contoh surat undangan rapat word.
11. Contoh Surat Undangan Rapat Resmi
Undangan rapat mencakup surat resmi dari suatu lembaga, perusahaan, atau organisasi kepada pihak lain untuk menghadiri suatu rapat. Pernahkah Anda menerimanya?
Nah, mengingat pentingnya dan sangat dibutuhkan keberadaannya, maka Anda perlu memahami format dan komponen-komponen surat undangan resmi.
Kali kami merangkum contoh undangan rapat resmi untuk berbagai keperluan. Ayo, berikut contohnya.
12. Contoh Surat Undangan Rapat Koordinasi
Berikut merupakan contoh surat undangan rapat koordinasi yang dapat anda gunakan sebagai referensi dalam membuat suatu surat undangan yang baik dan benar.
Adapun contoh surat undangan untuk rapat koordinasi yakni sebagai berikut ini:
13. Contoh Surat Undangan Rapat Wali Murid
Untuk anda yang saat ini sedang mencari referensi contoh surat undangan untuk rapat wali murid, mungkin anda dapat menggunakan contohnya seperti yang akan kami berikan dibawah ini, adapun contoh surat undangan untuk wali murid sebagai berikut ini:
Nomor : 085/Mts.10.70/PP.00.5/07/2020
Lampiran : -Perihal : Undangan Rapat
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa
Kelas VII MTs N 4 Cirebon
Di Tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.Sehubungan dengan dimulainya tahun pelajaran 2020/2021 dan tanggap darurat/keadaan Kab. Cirebon, kami mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti Temu Orang Tua/Wali Siswa Kelas VII pada waktu-waktu sebagai berikut:
Hari, Tanggal : Selasa, 14 Juli 2020
Waktu : 08.00 WIB s.d. selesai
Tempat : Kampus MTs Negeri 4 Cirebon
Acara : -Rapat awal T.P 2020/2021, dan hal lainnya yang dianggap perlu dimusyawarahkan
: Diskusi kegiatan pembelajaran di masa darurat
Catatan :
Rapat dilaksanakan bergilir (shift), sebagai berikut:
1. Shift 1 (Kelas 7 A, B, C) Pukul 08.00 s.d 09.00
2. Shift 2 (Kelas 7 D, E, F) Pukul 09.30 s.d 10.30
3. Shift 3 (Kelas 7 G, H, I) Pukul 11.00 s.d 12.00
Untuk selalu melaksanakan protokol kesehatan (Pakai masker/face shield, jaga jarak, CTPS)
Karena ini sangat penting, kami meminta Anda berpartisipasi dengan tepat. Terima kasih atas perhatian dan partisipasinya.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bagian-bagian dari Surat Undangan Rapat?
Saat mengadakan rapat formal dengan dihadiri orang-orang penting, tentunya kita membutuhkan undangan rapat untuk mengundang mereka.
Undangan rapat biasanya berupa surat yang berisi ajakan untuk menghadiri rapat atau konferensi. Undangan semacam itu umumnya berbentuk surat resmi yang terstruktur dengan baik dan berparagraf baik.
Setiap perusahaan biasanya memiliki aturan dan strukturnya sendiri dalam hal membuat undangan rapat.
Namun, ada beberapa bagian yang harus disertakan dalam undangan rapat. Di antaranya, penerima surat, pembukaan surat, isi surat, dan penutup.
Berikut penjelasan lengkap tentang apa yang perlu Anda ketahui tentang bagian-bagian undangan rapat Anda.
1. Penerima Surat
Hal terpenting yang harus ada saat menulis surat adalah nama penerima di atas.
Biasanya alamat penerima juga dicantumkan di bawah nama penerima.
2. Pembuka & Tujuan
Setelah menulis nama dan alamat penerima, Anda perlu menulis kata sambutan dan tujuan pertemuan atau pertemuan tersebut.
Saat membuatnya, Anda perlu memperhatikan siapa penerima undangan rapat tersebut, sehingga Anda bisa menyesuaikan bahasa yang digunakan.
3. Isi Surat
Setelah menyampaikan maksud dan tujuan, surat undangan rapat juga perlu menyebutkan secara singkat rapat atau pelaksanaan rapat.
Isi surat itu menyebutkan waktu dan tanggal rapat, tempat atau lokasi acara, durasinya, dan hal-hal lain yang relevan dengan pelaksanaannya. Anda juga bisa menyebutkan agenda rapat lebih detail di bagian ini.
4. Penutup
Bagian terakhir adalah kata penutup dan cara konfirmasi RSVP (jika diperlukan) untuk penerima surat.
Bagian ini mengungkapkan terima kasih kepada penerima dan mengharapkan penerima datang tepat waktu.
Jangan lupa untuk menuliskan kata penutup Anda di atas nama orang yang menulis surat tersebut. Selain nama penulis, di sudut kanan bawah dicantumkan judul dan tanda tangan penulis surat.
Cara Membuat Surat Undangan Rapat?
Sekarang setelah Anda mengetahui bagian-bagian surat undangan rapat Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah memasukkan keempat elemen di atas.
Pastikan semua informasi terkait pelaksanaan rapat ditulis dengan benar agar penerima surat tidak memberikan informasi yang salah.
Lihat Cara Membuat Undangan Rapat Di Bawah Ini untuk lebih jelasnya.
- Perjelas tentang tujuan pertemuan.
- Catat nama lengkap, alamat, dan jabatan penerima.
- Hindari kesalahan penulisan agenda rapat.
- Catat nama dan jabatan pengirim surat.
- Periksa semua kalimat dalam undangan untuk menghindari kesalahan ketik.
- Berikan tanda tangan pengirim surat jika terdaftar.
- Mencantumkan stempel perusahaan/instansi/instansi di atas identitas pengirim.
Kesimpulan
Undangan rapat adalah undangan resmi kepada pihak tertentu untuk menghadiri rapat pada waktu dan tempat yang tertera.
Setelah membaca artikel di atas tentang contoh surat undangan rapat, Anda bisa menjawab kebutuhan kantor atau organisasi yang Anda ikuti. Ingat bahan atau struktur yang tercantum dalam surat itu, ya!
Sekarang Anda dapat membaca artikel lainnya yang telah kami siapkan untuk membuat bisnis dan karir Anda semakin bersinar!
Artikel Terkait
Jasa Undangan Digital Terbaik
Jasa Percetakan Undangan Terbaik
Contoh Undangan Walimatul Ursy Terbaik
Contoh Undangan Ulang Tahun Terbaik